一、归档范围

    凡是与《全国文明城市测评体系》及《拉萨市创建全国文明城市档案资料收集任务分解表》中有关的具有保存价值的文字、图片、声像、牌匾、证书等各种形式和载体的文件材料均属归档范围。

    二、归档要求

    １、各类归档纸质文件一律使用Ａ4纸型。

    ２、带文号的文件必须使用红头文件打印（可用Ｂ5纸型）。

    ３、凡归档的文件材料都需要加盖公章。

    ４、归档的材料文件的份数、页数均齐全完整。

    ５、已破损的文件应予以修改，字迹模糊或易褪变的文件应予复印。

    三、归档文件的整理方法

    １、按年度一测评项目进行分类。

    ２、应归档文件材料按照组卷的要求立卷归档。把涉及同一测评项目的文件材料按事由原则排列在一起，组成一卷。

    ３、组卷后拟写案卷标题，填写案卷封面和卷内文件目录，每卷页数原则上不超过100页,卷内不允许夹带订书钉和胶带纸,按要求对案卷进行装订。

    ４、对案卷按照测评体系项目顺序进行排列编号。编号格式：Ⅱ—１—１—①，后再加一个顺序号，“Ⅱ—１”代表指标顺序号，“１”代表指标中第一个测评内容，“①”代表该测评内容的第一个标准，顺序号代表案卷顺序。

    ５、根据排列顺序编制案卷目录。

    ６、案卷的封面、封底及档案盒样式由市创建办统一设置，集中提供，采用统一格式及字体、字号。

    四、归档文字材料数字化要求

    １、归档文件材料使用统一平台《泰坦文件档案资料综合管理系统软件》进行数字化加工。

    ２、归档文件材料形成电子档案使用统一的数据格式，即与纸质归档文件材料一样使用组卷方式，分案卷级和文件进行管理，纸质归档文件材料的案卷目录和卷内目录必须使用《泰坦文件档案资料综合管理系统软件》打印输出，采用统一格式。

    ３、归档文件材料可以通过以下三种方式形成电子文件：①使用纸质文件形成时的电子文档；②重新录入归档文件材料形成的电子文档；③对归档文件材料进行全文扫描。

    ４、归档文件材料数字加工后形成的机读目录和电子文件要制作数据备份，随纸质文件材料一并移交市创建办，并填写《拉萨市创建全国文明城市申报迎检工作档案材料交接文据》。

    拉萨市创建全国文明城市工作领导小组办公室

    2008年1月17日